在庫管理で失敗する企業の共通点と改善法 - イーストフォロー株式会社

在庫管理における失敗の一般的な原因

在庫管理のミスは、複数の原因が積み重なって発生することが多いため、ミスが起こる原因を理解する必要があります。在庫管理における失敗の一般的な原因は、以下のとおりです。

● ヒューマンエラーによる入力ミス・数え間違い
● 部門間の情報共有不足とリアルタイム性の欠如
● 需要予測のミスと在庫過多・在庫不足
● 属人化された管理方法とルールの不備

ヒューマンエラーによる入力ミス・数え間違い

在庫管理のミスや失敗の主な原因は、手作業によるヒューマンエラーです。人が作業をする以上、どれだけ注意していても、ミスは避けられません。

例えば、商品の入荷時や出荷時に、数を正確に記録できないことが、在庫管理の最初のミスにつながることがあります。手作業でデータ入力を行うと、在庫管理の精度が下がり、特に忙しい時や人手不足の時には、数字や品番の入力ミスが起こりやすくなります。「100」を「10」と入力してしまうような桁の間違いがその例です。

また、手書きの在庫管理表からエクセルへデータを書き写す際のミスや、手計算の間違いによって、実際の在庫数とデータ上の在庫数が大きくずれてしまうこともあります。

部門間の情報共有不足とリアルタイム性の欠如

在庫状況に関する情報共有の不足も、失敗の原因になりがちです。

たとえば、仕入れや売上のデータ入力が月次決算に間に合えば良いと考える企業では、日々の在庫状況すら把握できないことがあります。販売管理や仕入れ管理がシステム化されていても、在庫管理がリアルタイムに連動していなければ、「今日の在庫がわからない」という事態になりかねません。

また、インターネットと実店舗など複数の販売チャネルで在庫を共有している場合、チャネル間で在庫を一元的に管理できていないとミスが起こりやすくなります。

たとえば、Aサイトで在庫切れになった直後にBサイトから注文が入ってしまうと、欠品による販売機会の損失や顧客からの信頼低下につながります。さらに、BtoB取引でFAXや電話での注文が多い場合、注文を受けてから在庫を確保し、システムに反映するまでに時間がかかります。このタイムラグの間に別の注文が入ってしまうと、注文を受けた時点では在庫があったのに、確認中に欠品になるという事態が発生します。

需要予測のミスと在庫過多・在庫不足

在庫管理で最も重要なことは「必要な商品を必要な時に必要な分だけ」用意することです。しかし、需要予測の甘さや発注管理のミスによって、適切な在庫量を維持できないことがあります。

例えば、過去の販売データやトレンドを考慮しない発注や、社内での需要増加の情報共有不足などが原因で、在庫切れによる機会損失が起こります。特に、一時的に人気が高まる商品や季節商品は、タイミングを逃すと大きな損失につながります。

その一方で、過剰な在庫は管理が難しくなり、ミスのリスクが高くなります。過剰在庫の場合には、保管スペースを圧迫し、倉庫の運用を妨げるだけでなく、在庫金利や保管費用、棚卸評価費用、返品費用など、見えにくいコストも発生します。

属人化された管理方法とルールの不備

在庫管理におけるミスの発生は、ルールや手順が明確でない場合や、担当者によって異なる運用がされている場合に増加します。特に、作業手順が特定の担当者に偏る属人化が進むと、非効率な方法が改善されず、他の従業員が対応しにくくなるという問題が生じます。ルールを担当者しか知らない状態では、改善策を見つけるのも困難です。

また、エクセルなどの基本的なツールを使っていると、ファイル管理のミスやデータのずれが起こりやすく、人的ミスにつながるだけでなく、原因を特定するのも難しくなります。

在庫管理の失敗を防ぐ為の対策

在庫管理の失敗を防ぎ、業務効率を向上させるためには、以下のような対策が必要です。

● ヒューマンエラーを徹底的に削減する仕組み作り
● 定期的な棚卸しと在庫チェックの徹底
● 情報共有と連携を強化するシステムの活用
● 運用体制の整備と従業員教育

ヒューマンエラーを徹底的に削減する仕組み作り

在庫管理の失敗を防ぐ為には、手作業を減らし、ミスに気づける仕組みを作ることが大切です。そのために効果的なのが、在庫管理システムの導入による手作業の削減です。

在庫管理専用システムを導入すれば、入出庫の履歴や在庫状況をリアルタイムで一元管理できます。バーコードスキャン機能付きのシステムを使えば、商品の入出庫時に手作業が減り、正確な記録が可能になり、入力ミスを大きく減らせます。従来のバーコード管理に加えて、RFIDを活用すれば、電波が届く範囲内の商品を一度にカウントでき、業務効率化とカウントミスの削減につながります。

また、商品の取り違えを防ぐロケーション管理も重要です。商品の保管場所をSKU単位で決め、類似商品が隣り合わないように棚をきちんと分けるなど、保管場所を工夫すると効果的です。加えて、「固定ロケーション」と「フリーロケーション」を商品の特性に合わせて使い分けることで、管理効率を高められます。

定期的な棚卸しと在庫チェックの徹底

在庫のずれを防ぐには、定期的な棚卸し作業が重要です。データの信頼性を高めるために、月ごとまたは四半期ごとに詳細な棚卸しを実施しましょう。

棚卸し時には、別の担当者が確認する二重チェック体制を導入することで、人的ミスを最小限に抑えられます。棚卸し時だけでなく、日ごろから在庫数を把握するよう努め、倉庫やバックルームを整理・整頓・清掃することで、常に在庫状況を把握できるようにすることが重要です。

情報共有と連携を強化するシステムの活用

部門間の情報共有不足やタイムラグによるミスを防ぐためには、全社的な在庫情報の一元管理と、リアルタイム連携が可能なシステムが不可欠です。

クラウド型の在庫管理システムを導入すれば、複数の拠点やチーム間で在庫データをリアルタイムに共有できます。これにより、データの二重入力やバージョンの食い違いを防ぎ、どこからでも最新情報にアクセスできる環境が実現します。

さらに、在庫管理システムと販売管理システム、調達管理システムなど、関連部門のシステムとの連携を検討することで、商品の重複登録や登録漏れを防ぎ、販売機会の損失を抑制できます。

運用体制の整備と従業員教育

システムを導入しても、運用するスタッフが適切に操作できなければ、期待する効果は得られません。効果的な運用のためには、まずPDCAサイクルを実行する担当者や部署が不可欠です。

在庫目標を計画（PLAN）し、計画に基づいて入出庫や発注を管理（DO）、計画と実際の在庫数の差異を確認（CHECK）、そして目標達成に向けて改善策を実行（ACTION）するというPDCAサイクルを継続的に行う必要があります。

さらに、システムの使い方だけでなく、在庫管理の重要性をスタッフに十分に教育することが大切です。特定の管理者だけが操作方法を理解している状態ではなく、在庫を管理する全ての従業員に教育を行い、定期的な研修やマニュアルの配布を通じて、実践的な知識とスキルを習得させることが、ミスを防止する対策となります。

また、在庫管理を統括するマネージャーは、在庫管理のミスが企業の利益に直接影響することをスタッフに認識させ、管理意識を高める責任があります。

在庫管理を効率化するなら、イーストフォロー株式会社へ

在庫管理の課題解決と失敗を防ぐには、自社の特性に合った柔軟な物流パートナーを選ぶことが重要です。

イーストフォロー株式会社は、長年の経験に基づき、お客様の物流をサポートし、安心してお任せいただけるパートナーとして業務を支援します。物流アウトソーシングには、人手不足の解消や管理コストの削減、専門的なノウハウの活用など、多くのメリットがあります。イーストフォロー株式会社は、お客様が抱える在庫管理の難しさや課題の大きさを理解し、より良い業務環境と売上向上に貢献します。

イーストフォローの強みは、参入のしやすさと柔軟性です。エクセルで管理している段階のお客様からのご依頼も承っており、在庫管理システム導入前の小規模な企業や、多様な業界・業種で独自の管理方法をお持ちの企業にも対応できます。

在庫管理の方法は企業によって異なり、「10社10色」と言えるほど、その会社に合った管理方法やシステムが必要です。イーストフォローは、小規模なご依頼にも対応可能で、どの業界のお客様にも柔軟に対応できます。

また、大企業に比べて、迅速な対応やきめ細やかなサポートも強みです。お客様の多様なニーズや状況に迅速に対応し、誠実さを大切にし、正確な対応を心がけています。さらに、管理コストは都内の倉庫よりも低く抑えられ、コスト削減を目指す企業様に貢献します。当日出荷にも対応しており、お客様の状況にもよりますが、午後1時までのご注文であれば当日出荷が可能なため、顧客獲得率と売上向上につながる迅速な出荷体制を構築できます。

イーストフォロー株式会社では、在庫管理システムとしてクラウド型WMS「ロジザードZERO」を利用しています。「ロジザードZERO」はクラウドベースのシステムで、データの二重入力や不整合を防ぎ、どこからでも最新の情報にアクセスできるリアルタイム共有を実現します。外部システムとの連携により、入出庫データの自動記録や分析が可能になり、在庫管理の精度を高めます。

一覧へ戻る次へ »

新着情報

在庫管理で失敗する企業の共通点と改善法2025.12.19