EC事業の売上が伸び悩んでいませんか？事業規模の拡大と共に在庫管理が複雑化し、欠品による機会損失や余剰在庫のコストに頭を悩ませている小規模事業者様は少なくありません。在庫管理の重要性はわかっていても、「どこから始めれば良いかわからない」「システム導入はコストがかかるのでは」と、一歩を踏み出せずにいるのではないでしょうか。

この記事では、在庫管理システム導入のメリット・デメリットから、エクセルや低価格ツールを使った管理方法、そして業務プロセスの具体的な見直しポイントまで、網羅的に解説します。

この記事を最後まで読むことで、自社の事業規模や予算に合った最適な在庫管理の方法が見つかり、コストを抑えながら利益を最大化するための一歩を踏み出せます。

在庫管理システム導入のメリット・デメリット

在庫管理の効率化を検討する際、まず選択肢に挙がるのが「在庫管理システム」の導入です。手作業での管理に限界を感じ始めた事業者にとって、システム導入は多くのメリットをもたらしますが、同時にデメリットも存在します。両方を理解し、自社にとって最適な判断をすることが重要です。

メリット①業務の圧倒的な効率化

在庫管理システム導入の一番のメリットは、業務効率を大幅に改善できる点です。入荷や入庫、出荷といった在庫管理に関わる一連の手続きを自動化できます。

これまで手作業で行っていた在庫数の更新や、注文データの確認などをシステムに任せることで、担当者はより重要な業務に時間を使えるようになります。特にセール時の大量注文にも素早く対応でき、業務の負担を大きく減らせます。

メリット②販売機会損失の防止

自社ECサイトに加え、Amazonや楽天のような複数のオンラインストアで商品を販売している場合、在庫管理は複雑になりがちです。しかし、システムを導入することで、実店舗と複数のECサイトの在庫情報をリアルタイムで一元管理でき、「ECサイトで在庫切れと表示されていても、実際には店舗に在庫がある」といった機会損失を防げます。

注文が入ると、全販売チャネルの在庫数が即座に自動更新されるため、売り越しや在庫不足のリスクを大幅に軽減することが可能です。

メリット③キャッシュフローの改善

適切な在庫管理は、キャッシュフローの改善に不可欠です。システムを導入すれば、過去の販売データに基づいた需要予測や分析が可能になり、常に最適な在庫量を維持しやすくなります。

その結果、過剰在庫による保管コストや商品の劣化、廃棄といった無駄なコストを削減できます。最終的に、企業の利益向上と経営の安定化に貢献するでしょう。

メリット④ヒューマンエラーの削減

エクセルや手作業による在庫管理では、どうしても入力ミスや勘違いといった人的ミスが起こりがちです。

在庫管理システムは、バーコード管理やデータ連携機能を活用することで、人為的なミスが発生しやすいプロセスを自動化し、在庫情報の正確性を大幅に向上させます。その結果、在庫データと実際の在庫のずれを防ぎ、信頼性の高い在庫管理を実現します。

メリット⑤顧客満足度の向上

正確な在庫情報に基づいた迅速な配送対応は、顧客満足度の向上に繋がります。在庫管理システムでリアルタイムの在庫数を把握していれば、顧客からの在庫に関する問い合わせにも迅速に回答することが可能です。

さらに、欠品による注文キャンセルが減ることで顧客からの信頼を得て、リピート購入に繋がりやすくなります。

デメリット①コストの発生

無料で使える在庫管理システムもありますが、一般的に機能は限定されています。本格的なEC運営に必要な機能が備わったシステムを導入する場合は、初期費用や月額の利用料金が発生します。

そのため、自社の在庫管理状況を客観的に評価し、投資に見合う効果が得られるかを慎重に判断することが大切です。

デメリット②操作習熟までの時間

高性能なシステムでも、導入してすぐに完全に使いこなせるとは限りません。従業員が新しいシステムに慣れるには時間がかかり、導入直後は一時的に業務効率が下がることもあります。導入後のトラブルを防ぐためには、直感的に操作できるか、無料トライアルなどで事前に使いやすさを確認するのがおすすめです。

デメリット③システム障害のリスク

クラウド型の在庫管理システムを導入する際には、システム障害やサーバーダウンが発生した場合、在庫情報の確認や更新ができなくなるリスクを考慮する必要があります。この状態になると、受注処理や出荷作業が遅延し、業務全体に影響が及ぶかもしれません。

そのため、システム導入前に、トラブル発生時のサポート体制がどのようになっているかを確認しておくことが重要です。

在庫管理の基本手法

在庫管理システムの導入を検討する前に、まず在庫管理の基本を理解し、自社の状況を把握することが大切です。ここでは、データに基づいた管理方法をご紹介します。

在庫管理の実践手法①定期的な「棚卸」の重要性

棚卸とは、倉庫にある実際の在庫数と、データ上の在庫数を照合する作業のことです。この作業を定期的に行うことで、入力ミスや紛失などによる誤差を見つけ出し修正し、在庫データの正確性を保つことができます。

在庫管理の実践手法②「ABC分析」で管理にメリハリをつける

在庫管理では、すべての品目を同じように扱うのは効率的ではありません。「ABC分析」という手法を用いると、商品を売上貢献度に応じてA・B・Cの3ランクに分け、管理の優先順位をつけることができます。

売上の大部分を占めるAランクの商品の在庫を重点的に管理することで、欠品や過剰在庫を効率的に防ぐことが可能です。

在庫管理の実践手法③「発注点」の設定で欠品を防ぐ

発注点とは、在庫がある一定の量まで減った際に、追加の発注をするべきかを判断する基準となる数量のことです。多くの在庫管理システムには、在庫の数量があらかじめ設定された発注点を下回ると、アラートを出したり、自動的に発注処理を実行したりする機能が備わっています。

この仕組みをうまく活用することで、発注忘れによる在庫切れを事前に防ぐことができます。

低予算でできる小規模EC向けの在庫管理方法

小規模事業者の方の中には、「高機能なシステムをすぐに導入するのは難しい」と感じる方も多いのではないでしょうか。ここでは、費用を抑えつつ在庫管理を始めるための具体的な方法を2つご紹介します。

エクセルやスプレッドシートでの管理

エクセルやGoogleスプレッドシートは、手軽に始められる在庫管理方法の一つです。最大の利点は、追加費用なしで導入できる点です。在庫管理テンプレートを使えば、専門知識がなくても基本的な在庫管理ができます。

しかし、この方法では手作業での入力が必要なため、人的ミスが発生しやすいという課題があります。また、複数人での同時編集やリアルタイムでの在庫状況共有が難しく、事業規模が拡大するにつれて管理が煩雑になる傾向があります。

無料・低価格のクラウド型在庫管理システムの活用

近年、小規模EC事業者でも導入しやすい、低価格なクラウド型在庫管理システムが増加しています。月額数千円で利用できるサービスや、機能が限定的ながら無料で始められるプランもあります。

これらのシステムは、事業の成長に合わせてプランのアップグレードや機能追加ができるため、スモールスタートに適しています。まずは無料プランや低価格プランで使い勝手を試し、事業拡大のフェーズに合わせて本格的な導入を検討するのがおすすめです。

業務プロセスを見直して、ミスと無駄をなくす改善ポイント

ツールの導入と合わせて、現在の在庫管理業務のプロセスを見直すことが大切です。業務の無駄や間違いの原因を見つけ、改善することで、在庫管理の精度を大きく上げられます。

ヒューマンエラーが発生しやすいポイントを特定する

在庫管理におけるエラーは、特定の業務プロセスで起こりやすい傾向があります。

まずは自社の業務フローを見直し、以下の点に注意して確認しましょう。

● データの手入力
● 複数チャネル間の情報伝達
● 業務の属人化

これらの要因が在庫管理ミスにつながる可能性があります。在庫管理を改善するためには、まず自社の課題を明確に「見える化」することが重要です。誰が、いつ、どのような手順で作業を行っているのかをフロー図などに書き出し、業務の全体像を把握することで、非効率な部分やミスが起こりやすい箇所を特定できます。

業務フローを整理し、「見える化」する

在庫管理を改善するために最初にすべきことは、自社の課題を明確に「見える化」することです。誰が、いつ、どのような手順で作業をするのか、フロー図などを用いて業務全体の流れを把握しましょう。

そうすることで、ボトルネックやミスが起こりやすい箇所を特定できます。

シンプルな改善策を実行する

課題が見つかったら、具体的な改善策を実行しましょう。大規模な改革でなくても、小さな改善を積み重ねることで大きな効果が生まれます。

例えば、特定の担当者しかわからない状態、つまり業務の属人化を防ぐために、作業手順やルールを明確にし、マニュアルを作成します。これにより、誰が作業をしても同じ品質を保てるようになり、業務の標準化が進みます。

また、すべての業務をシステム化することが難しくても、ミスが起こりやすい部分だけでもツールを活用するのは有効です。例えば、JANコードのない商品に独自のバーコードを発行して貼り付け、入荷時の検品でスキャンするだけでも、入力ミスを大幅に減らすことができます。

プロセスの最適化（アウトソーシングの検討）

自社の在庫管理に限界を感じたら、物流の専門業者に業務を委託するアウトソーシングも有効です。入庫から出荷までの一連の業務を委ねることで、社員は商品開発や販売戦略といったコア業務に集中できます。コスト削減に加え、専門業者のノウハウを活用することで、物流品質全体の向上が期待できます。

ただし、委託先によって対応範囲や得意分野が異なるため、自社の製品特性に合った業者を慎重に選ぶことが重要です。

ECの在庫管理を効率化するなら、イーストフォロー株式会社へ

この記事では、小規模ECでの在庫管理の効率化について解説してきました。

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